Deux principales suites bureautiques sont disponibles sur internet (Cloud) : Google Docs (Google Drive) et Office Online (Microsoft OneDrive anciennement SkyDrive). Ces deux services sont proposés gratuitement avec n'importe quel compte Google Gmail ou Microsoft Outlook. En utilisant Office Online, vous avez accès à la suite Microsoft Office gratuitement, mais avec des fonctions limitées. Ces programmes basés sur le cloud offrent la possibilité, non seulement d’écrire des articles directement en ligne (à partir de portables, de Chromebooks par exemple) mais aussi de créer des présentations, d'utiliser des feuilles de calculs, d’importer et de partager des documents.
Comparaison des suites bureautiques :
1) Google Docs ou Google documents
La suite bureautique Google Docs a gagné en popularité, et en fonctionnalités depuis son apparition en 2009. Etant une alternative gratuite en ligne à la suite Microsoft Office (d’un coût encore non négligeable), elle a conquis de nombreux utilisateurs dans le monde notamment avec ses outils de partage (travail collaboratif).
Sa capacité d'enregistrer le travail en ligne en temps réel, puis d’y accéder sur n'importe quel ordinateur sans télécharger et installer de logiciels a attiré de nombreux internautes, de professeurs, mais aussi des entreprises.
Google a été la première grande entreprise à contester Microsoft Office en proposant une alternative gratuite en ligne, sans oublier bien sûr les suites bureautiques libres OpenOffice ou LibreOffice (à installer).
Les outils Google Docs font partie de Google Drive, le stockage en nuage de Google. Toute personne qui a un compte Google (Gmail), peut utiliser la suite Google Docs. En outre, Google Drive offre 15 Go de stockage gratuit pour les utilisateurs, avec des options payantes allant jusqu’à 1 TO, voir même 30 TO, de quoi stocker vos photos, récits, créations, cours, dessins, enregistrements, vidéos, etc.
Stockage :
Vos fichiers dans Drive sont accessibles depuis tous vos appareils (smartphones, tablettes et ordinateurs). Ainsi vous pouvez y accéder, où que vous soyez et quelque soit le système. Pour cela, il vous suffit de télécharger Drive sur votre Mac ou votre PC pour synchroniser les fichiers sur le cloud. Lorsque vous mettez à jour un fichier sur un appareil, les modifications sont automatiquement enregistrées dans Drive et sur les autres appareils : vous disposez ainsi en toutes circonstances de la version la plus récente.
Depuis quelques temps, Google permet d’enregistrer des pièces jointes à partir de Gmail et sauvegarder des photos directement dans Drive.
Sur Google Drive, pour accéder aux applications de bureau, il suffit de cliquer sur le bouton rouge "Créer", puis sélectionnez ce que vous souhaitez créer, comme, par exemple, un document texte, une présentation ou une feuille de calcul (tableur).
Aperçu de documents (textes) :
Google Docs propose les applications suivantes :
- Documents textes pour la rédaction de documents enrichis avec des images, des tableaux, des équations, des dessins, des liens.
- Diapositives pour les présentations, diaporamas avec un éditeur de présentations qui permet l'insertion de vidéos intégrées, d'animations et de transitions dynamiques entre les diapositives.
- Feuilles de calculs (tableur), utilisez des outils tels que les formules avancées, les graphiques et filtres intégrés et les tableaux croisés dynamiques.
- Formulaires pour les formulaires et enquêtes en ligne
- Les dessins pour créer des formes et des diagrammes
- Agenda
- Gmail
- Contacts
Outre les applications ci-dessus, vous pouvez ajouter des centaines d'applications tierces et modules complémentaires qui travaillent avec Google Drive.
Collaboration :
Une autre raison pour laquelle Google Docs est devenu si populaire, c'est une collaboration simple sur des projets. Il est facile de partager son travail, avec d'autres personnes propriétaires de comptes Google (ou pas), pour travailler sur un projet commun. Après la création ou l'ouverture d'un fichier, il suffit de cliquer sur le bouton "Partager" et envoyer le lien créé. On peut facilement le partager via Twitter, Facebook, Google+, ou par email. Les collaborateurs peuvent accéder aux documents en lecture ou en écriture (éditeurs). Lorsque des personnes modifient le document, leurs actions sont mises en évidence par une couleur qui leur est attribuée, via une étiquette avec leur nom. Cette collaboration facile est utile pour les équipes travaillant sur des projets communs.
Importation et conversion :
Les applications Google Docs ne peuvent pas modifier les fichiers dans le format original de Microsoft Office (Docx,. Pptx, Xslx). Il est donc nécessaire de convertir les fichiers au format Google documents pour les éditer. Cette procédure d'import et de conversion peut se faire via un simple "glisser déposer", mais on on peut souligner que sur certains documents, cette conversion peut causer des modifications dans la mise en page...
2) Microsoft Office Online
Comme son nom l'indique, Office Online est la suite d'applications bureautique en ligne de Microsoft Office. L'utilsation est semblable à son concurent, Office Online se connecte à un service de stockage en nuage : OneDrive. OneDrive est disponible à toute personne qui a un compte Microsoft Live (outlook), et est livré avec 7 Go gratuitement. C'est moins que les 15 Go de Google, mais c'est quand même intéressant.
Stockage :
OneDrive est un stockage en ligne gratuit inclus avec votre compte Microsoft. Il fait office de disque dur, mais il est disponible à partir de n'importe lequel des appareils que vous utilisez. Vous n'avez plus besoin de vous envoyer des fichiers par courrier électronique ou de transporter (au risque de le perdre) un disque mémoire flash USB. À la place, qu'il s'agisse de travailler sur une présentation à partir d'un PC portable, de regarder des photos de vos dernières vacances en famille sur votre tablette ou de vérifier votre liste de courses sur votre téléphone, vous pouvez accéder à vos fichiers dans OneDrive.
Office Online propose des applications bureautiques :
- Word
- Powerpoint
- Excel
- OneNote
- Outlook.com est intégré avec le service
- Contacts
- Calendrier
Office Online est également livré avec un calendrier et poropose un carnet d'adresses pour votre usage personnel. Les applications Office Online ressemblent à l'édition actuelle de Microsoft Office. Par rapport à la suite Office 2010 ou Office 365, cette version est très allégée. En effet, toutes les fonctionnalités de la suite ne sont pas implémentées sur OneDrive. Microsoft propose, avec un abonnement, d’utiliser Office 365 avec beaucoup plus de fonctionnalités pour se rapprocher de la version standard.
Excel Online :
Office Online, ne propose pas d'éditeurs d'images, mais les images peuvent être visualisées dans le navigateur internet. La collaboration est aussi prise en charge dans Office Online, via des partages de liens…
Conclusion :
Google Docs et Office Online offrent un nombre égal d'outils et de fonctionnalités. Google Docs a l'avantage de l'expérience du cloud et par exemple propose plus de polices de caractères, de WebApp ou de modules complémentaires... Le gros avantage d'Office Online, c'est qu'il fonctionne dans ses propres formats de fichiers, donc pas de conversion, contrairement à Google Docs mais malheureusement, Microsoft impose en exportation ver un seul et unique format, propriétaire, pour les documents édités sur son service en ligne.
Chacun des services proposent un mode hors connexion pour travailler sur ces fichiers.
Concernant les fonctions de sécurité, les deux offres de stockage prennent en charge l'authentification à double facteur. Les niveaux de sécurité annoncés en termes de respect des normes (SSL, AES 256 bits...) sont également identiques. Les taux de disponibilité annoncés sont en outre équivalents, à savoir 99,9%...
Si vous êtes assidu aux formats "Microsoft Office", l'utilisation d'Office Online vous conviendra davantage. Toutefois, Google Docs offre quelques avantages sur Office Online, comme par exemple de système de partage. Dans tous les cas les deux services peuvent quasiment tout faire. On peut aussi utiliser les deux selon ses besoins, ses habitudes, la décision appartient à chacun ou à chaque équipe.
Et vous, laquelle des suites en ligne utilisez-vous ? Quelles applications pédagogiques en classe avec ces outils de travail collaboratif ?
Plus d'informations ici :
- Microsoft OneDrive : https://onedrive.live.com/about/fr-fr/
- Google Drive : https://drive.google.com/
