Les nouvelles réalités imposent de nouveaux défis liés à l’organisation des études à distance pour les professeurs et les élèves. Comment assurer la continuité des activités pédagogiques tout en permettant aux professeurs de préparer leurs cours, partager les informations avec la classe et accorder aux étudiants la permission de compléter un formulaire en ligne ? Dans cet article nous allons voir, par des exemples concrets, comment la suite ONLYOFFICE Docs remédie parfaitement à toutes ces problématiques.
ONLYOFFICE Docs : suite bureautique souveraine pour organiser la collaboration en classe et à distance
Distribuée sous les termes de la licence AGPL v.3, la suite open source ONLYOFFICE Docs comprend un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation qui combinent des outils de mise en forme traditionnels et les fonctionnalités collaboratives. Nous avons déjà présenté les traits majeurs de la suite ONLYOFFICE dans cet article.
Durant l’année 2020, la suite bureautique a reçu une nouvelle nomination et s’est enrichie de fonctionnalités complémentaires et utiles.
Le tableur est souvent utilisé pour organiser de manière efficace le suivi d'élèves, la constitution de groupes de niveau, les petites opérations financières dont l’achat de fournitures. Parmi les fonctionnalités les plus récentes figurent notamment : les tableaux croisés dynamiques, l’affichage tableau, les segments pour les tableaux formatés , la validation des données pour créer les listes déroulantes, ainsi que les formats de nombres personnalisés et bien d’autres.
Le traitement de texte devient également plus efficace grâce à : l’ajout du temps et de l’heure, les guillemets adaptés à chaque langue, la table des illustrations, les notes de pied et notes de fin de page, les renvois et la numérotation des lignes. Ces outils servent à optimiser la navigation à travers le document et facilitent considérablement le travail des professeurs lors de la révision des travaux dirigés ou pratiques.
De plus, les nouveaux modules complémentaires peuvent être très utiles lors des activités pédagogiques : Mendeley et Zotero pour gérer les références bibliographiques, Typograph pour corriger les erreurs de frappe, Google Translate pour traduire l’extrait du texte rapidement vers une langue souhaitée, Telegram pour échanger directement dans l’interface de l’éditeur via une messagerie populaire.
Voyons de plus près comment les outils fournis par ONLYOFFICE Docs sont utilisés au quotidien par les écoles et les établissements d’enseignement supérieur français.
Concrètement, comment optimiser la collaboration en ligne avec ONLYOFFICE Docs ?
En parlant des défis que les établissements d’enseignement ont rencontré lors de la crise sanitaire, on peut citer avant tout l’organisation de la collaboration en ligne entre tous les acteurs du monde éducatif (élèves ou étudiants, parents, enseignants, chefs d’établissement, personnel administratif). Voyons de plus près les cas où la suite ONLYOFFICE Docs devient un outil indispensable.
Où stocker les documents ?
ONLYOFFICE Docs permet d’organiser un espace unique pour tous les documents, cours, notes, travaux des élèves et étudiants dans tous les formats populaires tels que DOCX, PPTX, XLSX, ODT, TXT, PDF, etc.
Comme vous le savez déjà, ONLYOFFICE Docs a la capacité de s’intégrer avec les plateformes tierces afin d’y apporter leurs outils de mise en forme et de coédition. Pour en savoir davantage, lisez cet article sur notre site.
Comment organiser le flux de l’information entre tous les acteurs du monde de l’enseignement ?
Au lieu d’avoir plusieurs copies d’un fichier sur les différents postes de travail, les professeurs sont en mesure de partager le contenu d’un cours, d’évaluer l’exposé d’un élève en laissant les commentaires et faire parvenir les résultats aux parents en leur accordant un accès au tableur avec les notes des élèves.
ONLYOFFICE Docs facilite réellement les échanges tout en permettant la prise en charge rapide et efficace de documents coolaboratifs et en temps réel où que les utilisateurs soient : il suffit de se donner un rendez-vous sur un « document » à une heure prédéfinie.
Comment créer un contenu captivant pour motiver les élèves ?
Les professeurs sont capables de créer des tutoriels captivants et des présentations éloquentes en y ajoutant des tableaux, des images, des graphiques, des formes, des zones de texte avec les explications, des liens hypertextes vers d’autres ressources, des équations et bien d’autres symboles.
Pour rester à l’affût des dernières tendances et donner aux étudiants les informations les plus à jour et qui les intéressent vraiment, il est possible d’insérer les vidéos à partir de YouTube directement dans le document.
Comment organiser les travaux de contrôle ?
Pour contrôler la qualité du travail à distance et évaluer les connaissances acquises, il est possible de créer des tests personnalisés avec les champs qui doivent être remplis par les étudiants.
Dans ce cas précis, l’outil « Contrôle de contenu » sera d’une grande utilité. Les tests peuvent contenir autant de champs que nécessaire avec des contrôles de différents styles comme : texte brut ou enrichi, images, listes déroulantes, dates, cases à cocher. Après avoir finalisé la création du test, il suffit de partager le document avec un étudiant en lui accordant la permission « Remplissage de formulaire ».
Comment évaluer les travaux écrits des étudiants ?
Les étudiants peuvent soumettre leurs travaux écrits en les partageant avec les professeurs qui peuvent activer l’option « Révision » pour corriger les fautes de grammaire ou d’orthographe, il suffit de laisser les suggestions et les remarques sans éditer les documents. Toutes ces modifications seront enregistrées et s’afficheront lorsque l’étudiant accédera à nouveau au fichier partagé.
Comment attirer l’attention des élèves sur un chapitre ou un paragraphe précis ?
Si le professeur partage un document complexe qui contient plusieurs chapitres, il est possible d’ajouter un signet et partager le document via un lien unique pour indiquer aux étudiants un chapitre, paragraphe ou un extrait de texte dont ils ont besoin pour se préparer au cours.
ONLYOFFICE Docs à tous les niveaux de l’éducation
La suite ONLYOFFICE Docs a été intégrée dans l’espace de travail numérique Toutatice afin de rendre possible l’édition collaborative dans les écoles, collèges et lycées de l’académie de Rennes.
ONLYOFFICE Docs permet des cas d’usages dans le cadre pédagogique comme la création littéraire commune par les élèves, la création de supports de synthèse en commun (exposé, présentation, et plein d’autres) par les élèves ou encore la restitution de devoirs en ligne pour l’enseignant.
En ce qui concerne les établissements d’enseignement supérieur, la plupart d’entre eux ont pour but de simplifier le cycle de vie des données, les échanges et la collaboration entre les étudiants et le corps enseignant tout en garantissant la confidentialité de l’information et sa conformité légale.
En fonction de ces objectifs, de nombreuses universités décident de déployer leurs propres environnements collaboratifs hébergés et gérés en interne en choisissant ONLYOFFICE Docs pour la partie bureautique. Tels sont les cas de l’Université de Nantes, Lorraine, Grenoble Alpes, Paris Sud, Polynésie Française, etc.
Choisir la formule qui correspond aux besoins de votre établissement
ONLYOFFICE Docs existe en trois éditions :
- la version communautaire gratuite pour les passionnés de la bureautique libre qui fournit des outils de la mise en forme traditionnels ;
- Enterprise Edition pour les équipes qui ont besoin de scalabilité, des outils avancés (contrôles de contenu, affichage tableau, comparaison des documents, éditeurs mobiles web), d’une assistance professionnelle et d’un accès prioritaire aux mises à jour ;
- Developer Edition pour les développeurs des services web que l’on puisse doter des éditeurs de documents en ligne.
ONLYOFFICE propose des réductions personnalisées pour les écoles et les universités. Pour en savoir davantage sur les offres spéciales pour l’éducation, consultez cette page.
