Afin d'apprendre à maîtriser le logiciel Microsoft Excel, il existe différents niveaux de formations. Découvrez quelles sont les compétences à acquérir à chaque niveau, et comment choisir le programme correspondant à vos besoins. La maîtrise de Microsoft Excel est un atout précieux. Il s'agit du logiciel de tableur le plus utilisé dans tous les secteurs d'activité.
Cet outil informatique est aujourd'hui incontournable en entreprise comme dans le monde éducatif. Toutefois, de nombreuses organisations cherchent à évaluer le niveau de compétences des personnes qui candidatent à leurs offres d'emploi.
En fonction du poste convoité, il est important de choisir une formation adéquate pour acquérir toutes les compétences requises. Ceci vous permettra de répondre aux attentes de l'employeur, et de maximiser vos chances d'obtenir le poste.
De manière générale, on peut distinguer quatre niveaux de compétences sur Excel : débutant, intermédiaire, expert et avancé. Chacun de ces niveaux correspond à un degré de maîtrise des fonctionnalités de l'outil.
Niveau débutant : mise en forme et fonctions de base
Le niveau débutant de Microsoft Excel correspond à une utilisation basique et rudimentaire du logiciel. L'utilisateur est capable d'utiliser les fonctionnalités principales de l'application.
En général, une formation n'est même pas nécessaire pour atteindre ce niveau. Quiconque a déjà utilisé Microsoft Word reconnaîtra le presse-papier, les polices ou les boutons d'alignement. Ces outils suffisent pour présenter des données statiques sur une feuille de tableur.
Un débutant doit également connaître les fonctions de base, dont la liste s'affiche à l'aide d'un simple clic sur l'icône de somme automatique : SOMME, MOYENNE, NB, MAX et MIN. Il doit savoir comment appliquer ces fonctions dans les formules au sein des feuilles de tableurs.
Une fonction est un programme traitant les données entrées (inputs) pour produire un résultat (output) au sein d'une cellule de tableur. Une formule est une entrée dans une cellule définie par l'utilisateur, dotée d'au moins une fonction Excel pour aboutir à un résultat.
En outre, la compréhension de l'interface et la capacité à effectuer des soustractions, des multiplications et des divisions font partie du strict minimum pour utiliser Excel. Ces connaissances suffisent pour effectuer des calculs et des présentations de données.
Un débutant doit aussi apprendre à manier les graphiques et sparklines, mais aussi les aperçus et impressions. Il doit aussi découvrir comment créer des tableaux croisés dynamiques.
Le niveau intermédiaire : Assistant fonctions et onglet Formules
Le niveau intermédiaire englobe les compétences du niveau débutant, mais avec une profondeur accrue. L'utilisateur est capable d'utiliser les outils de l'onglet Formules et la bibliothèque de fonctions.
Il sait comment utiliser l’assistant ou le Wizard de fonctions pour entrer les arguments et inputs. Au fil du temps et de l'usage, cet outil permet aux utilisateurs néophytes de comprendre l'utilité de ces éléments et dans quel ordre ils doivent être entrés.
À ce niveau, il est nécessaire de manier davantage de fonctions comme TEXTE, DATE, RECHERCHEV et quelques fonctions mathématiques simples. L'audit de fonction doit aussi être maîtrisé, pour se préparer à l'audit de fonctions plus complexes dans les formules composées de plusieurs fonctions.
Au niveau intermédiaire, un utilisateur doit comprendre comment les fonctions Excel se comportent lorsqu'elles sont copiées ou déplacées d'une feuille à l'autre. Ce degré de compréhension permet d'implémenter des techniques comme le référencement absolu ou relatif, et de commencer à entrer des formules sans l'aide de l’assistant.
L'utilisateur peut aussi commencer à utiliser des outils comme les tableaux croisés dynamiques (PivotTable) ou les macros pour les tâches les plus répétitives. Ceci lui permettra de gagner un temps précieux.
Le niveau expert : onglet Données et Tableaux croisés dynamiques
Un utilisateur Excel peut être considéré comme expert lorsqu'il est capable d'enseigner à un débutant comment utiliser le logiciel, de guider son implémentation et tout simplement de l'utiliser au quotidien.
Par ailleurs, l'expert Excel est un spécialiste des données. Il maîtrise l'onglet Données et sait connecter des données externes ou les consolider. Il maîtrise également les tableaux croisés dynamiques ainsi que les sous-totaux et la création de graphiques.
Grâce à ces compétences, l'utilisateur est capable de créer des formules complexes telles que des formules de tableaux pour gagner en efficacité. Ceci lui permet de construire des modèles de feuille de tableur, des tableaux de bord ou des modèles automatisés pour une utilisation par des utilisateurs de plus faible niveau.
Le niveau avancé : programmation VBA et onglet Développeur
Après le niveau expert, l'utilisateur peut aller plus loin que les outils proposés par défaut par Excel pour mener des traitements et des présentations de données plus personnalisés.
Il manie par exemple la programmation VBA (Visual Basic for Applications), et sait écrire des codes sous forme de procédures simples et des fonctions définies par l'utilisateur. Ce niveau est celui d'un développeur, et nécessite d'ailleurs la maîtrise de l'onglet Développeur.
Comment choisir le bon niveau de formation Excel ?
Afin d'apprendre à maîtriser pleinement Excel, il est essentiel de ne pas brûler les étapes. Vous devez impérativement commencer par les fondamentaux, et acquérir progressivement les compétences de niveau supérieur.
Il est donc important de choisir la formation Excel adaptée à votre niveau. Une sélection rigoureuse vous évitera d'être submergé par un programme trop avancé, ou au contraire de perdre du temps à revoir des connaissances déjà acquises.
Passez en revue les programmes des formations, afin de vérifier quelles sont les compétences couvertes. De préférence, choisissez un organisme de formation proposant plusieurs niveaux de formation afin de pouvoir gravir les échelons progressivement.
Un véritable expert d'Excel doit obtenir la certification officielle Tosa, afin de démontrer son niveau de compétences aux employeurs. Par conséquent, il est préférable de choisir une formation permettant de passer directement cet examen officiel !
Après avoir complété votre formation Excel et obtenu votre certification, vous serez en mesure de postuler à n'importe quelle offre exigeant la maîtrise de ce logiciel.
