L’État met à la disposition de tous ses agents un service de webconférence interministériel pour favoriser la coopération des équipes et le travail à distance. Webconférence est une application libre multiplateforme de messagerie instantanée et de visioconférence réservée aux agents et limitée à 20 personnes. Le service de webconférence utilise la solution libre Jitsi, pour proposer un service en ligne Hébergé et Opéré par l’État.
Comme dans de nombreuses applications de visioconférence, l’application permet de créer des réunions en ligne pour communiquer, se voir, partager l’écran de son ordinateur, travailler sur un document collaboratif, correspondre via une messagerie instantanée (chat). Les usages qui en découlent sont multiples : organiser à distance des réunions, des conférences, des présentations et des formations en utilisant les technologies du Web.
La plateforme n'est pas destinée aux visioconférences professeurs/élèves comme celle du CNED mais pour des réunions entre agents publics. Cet outil permettra aux équipes de communiquer à distances en groupes restreints comme les plateformes « Jitsi Meet », ou « ma classe virtuelle VIA ».
Comment organiser une visioconférence ?
- Saisissez le nom de la conférence que vous souhaitez créer ou cliquez sur le bouton « Générer un nom aléatoire », du type : "https://webconf.numerique.gouv.fr/MaReunion456".
- Deux cas de figure :
- Si vous êtes connecté au RIE, le salon est généré instantanément.
- Non connecté au RIE : il est alors nécessaire de saisir son mèl professionnel pour vérification, le système vous envoie alors un code à coller.
- Cliquez sur « Rejoindre ou Créer ».
- Communiquez le lien de la conférence à l'ensemble des participants que vous voulez inviter.
A qui s’adresse ce service ?
Ce service est réservé aux agents des services de l'État, qui sont les seuls à pouvoir ouvrir la webconférence. Néanmoins, des personnes extérieures peuvent être invitées si elles ont connaissances de l’url du salon.
Confidentialité des échanges
L’administration a choisi de créer et d’opérer sa propre solution de webconférence, hébergée sur ses serveurs : cette maîtrise, associée à un chiffrement des données via un protocole sécurisé, apporte davantage de garanties sur la confidentialité des échanges. Certaines conférences peuvent être destinées à traiter des sujets sensibles (budget, ressources humaines, organisation…) ; il est donc apparu souhaitable que ces informations circulent sur des canaux de communication maîtrisés par l’État.
Matériel nécessaire
Pour participer à une visioconférence, il est nécessaire de disposer d’un ordinateur connecté au réseau interministériel de l’État (RIE), d’une caméra, d’un micro et de haut-parleurs (ou d’un casque avec micro intégré). On se connecte avec son navigateur Web : notamment Google Chrome. Il est également possible d’utiliser le fichier exécutable associé au service de webconférence.
Quel est le niveau de disponibilité proposé ?
Les administrateurs indiquent que la webconférence n’est pas considérée comme un service « critique », au sens continuité de l’action de l’État. En mode nominal, ce service est disponible 24/7/365. Une interruption reste cependant possible en cas d’incident ou d’opération de maintenance.
Niveau de sécurité et confidentialité des données
La solution de webconférence prend en compte les besoins de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité. Toutefois, son utilisation n’est pas autorisée pour véhiculer des informations portant la mention « Diffusion Restreinte ».
S’agissant de la confidentialité, vous pouvez utiliser la webconférence de l’État dans les mêmes cas où vous utilisez usuellement votre téléphone.
Les citoyens, entreprises et autres partenaires externes peuvent également utiliser la webconférence pour échanger avec l’administration, sur son invitation, dans les mêmes cas où ils utiliseraient le téléphone.
Pendant un salon de webconférence, il est possible d’utiliser un traitement texte partagé (édition collaborative). La sauvegarde des éléments rédigés pendant la durée de la webconférence sera si nécessaire effectuée par les participants avant de quitter le salon, car le document utilisé pendant la durée du salon est détruit automatiquement en fin de session.
A terme, la webconférence de l’État fonctionnera également depuis un smartphone et sera interconnecté avec la solution de visioconférence de l’État, offrant ainsi la possibilité de conférences hybrides.
Plus d’informations sur : https://webconf.numerique.gouv.fr/
