Automatiser l’organisation des réunions avec Gest Instances

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Détails: Publié le : 16 Mars 2013

Automatiser l’organisation des réunions avec Gest Instances

GEST_INSTANCES est une application destinée aux établissements du second degré qui souhaitent automatiser l’organisation des réunions des différentes Instances de l’établissement. GEST_INSTANCES est développée en PHP MYSQL sous licence GPLV3 et permet de préparer les convocations aux réunions, de les éditer par lots et de préparer les envois courriers (sous lettre US à fenêtre) en courrier postal ou de publiposter par email avec la convocation, l’accusé réception et l’ordre du jour insérés directement en pièce jointe au courriel.

GEST_INSTANCES concerne :

La préparation du Conseil d’Administration.
La préparation de la Commission Permanente.
La préparation de la Comité d’éducation à la santé et à la citoyenneté.
La préparation de la Commission Hygiène et sécurité.
La préparation de la Commission éducative.
La préparation du Conseil de Discipline.
La préparation du Conseil pédagogique
La préparation de la réunion de Direction
La préparation des réunions avec les agents Territoriaux.

Les raisons d’une telle application :

Gest_instance est le fruit d'un chef d'établissement qui par expérience, lors de ses passages dans différents établissements, a pu constater le côté chronophage de la confection des différents documents nécessaires à la préparation des différentes réunions d’un établissement scolaire.
Le publipostage avec les logiciels bureautiques classiques nécessite qu’un secrétariat l’utilise souvent pour bien le posséder ce qui est d’autre part compliqué par les changement d’interface en fonction des différentes versions.
Le travail avec une base de données sur un serveur distant préserve des pertes de données en cas de défection de l’ordinateur du secrétariat et permet de travailler depuis n’importe quel poste de travail connecté à Internet.
Enfin, pour diverses raisons (développement durable, gain de temps, traçabilité…) la dématérialisation de certaines tâches répétitives devient une nécessité.

Quelles sont les fonctionnalités de l’application ?

Déterminer la date, le lieu et l’ordre du jour d’une réunion.
Publiposter par courrier classique (seule la mise sous enveloppe est nécessaire.
Envoi des convocations par courriel de manière automatique (dématérialisation)

GEST_INSTANCES est par ailleurs prévue pour être aussi utilisée avec une technologie tactile qui sera à n’en pas douter l’avenir des écrans de nos secrétaires.

Installation de l’application :

Pour installer l’application vous devez au préalable télécharger l’archive GEST_INSTANCES_LOCAL_SERVER.zip ou GEST_INSTANCES_HEBERGEUR_SERVER.zip et la décompresser sur votre ordinateur dans le répertoire de votre choix.